Trâmite Externo
Caso deseje enviar documentos ou processos para outro órgão ou empresa (fornecedores, solicitantes, entre outros) que não possuem acesso ao sistema, é possível realizar um trâmite externo. O
Nota: O conteúdo pode ser enviado de diferentes formas (correios, e-mail, malote, etc.), o Docflow somente registrará a ação no sistema. A opção só estará disponível quando o documento estiver concluído.
Como realizar um trâmite externo?
1) Selecione a opção Trâmite Externo, localizada na seção de Posse e Trâmite do menu de ações.
2) O sistema abrirá a seguinte tela:
3) Selecione o modo de envio, o nome da organização externa e o destino externo (destinatário da organização externa).
4) Caso deseje gerar uma guia para impressão do conteúdo físico, selecione a opção Gerar Guia de Tramitação. Na guia, constará algumas informações como Origem, Destino, Data, Hora, e Usuário Gerador.
5) Após preencher as informações, selecione Enviar.
Nota: O modo de envio, organização externa e destino interno são cadastrados pelo administrador do sistema em organização.
O estado do documento será alterado de Corrente para Tramitado Externamente. Enquanto o documento/processo estiver fora da sua organização, não será possível realizar qualquer ação além de adicionar comentários ou adicionar aos favoritos.
Caso tente aplicar alguma ação diferente das permitidas, o sistema exibirá a seguinte mensagem:
No documento, o estado será alterado de Corrente para Tramitado Externamente. Ao clicar na opção Histórico, será todo o histórico de estados.
Como pesquisar um documento com trâmite externo?
Após o trâmite externo do documento, o seu estado será alterado de Corrente para Tramitado Externamente. Dessa forma, o documento não constará mais nas pesquisas padrões, apenas nas pesquisas por Documentos Tramitados Externamente.
1) Na aba Documentos, selecione Pesquisar.
2) O sistema abrirá a tela de pesquisa de documentos.
3) Na área de filtros, selecione Estados > Tramitado externamente.
4) Selecione Pesquisar e o sistema listará todos os documentos que estão em trâmite externo e que você possua permissão para visualizar.
Como receber um trâmite externo?
Se houver a necessidade de registrar a devolução de um documento ou processo, viabilizando a realização de ações adicionais, é possível receber o trâmite externo. Para isso, somente o usuário que gerou o trâmite poderá recebê-lo.
1) Selecione a opção Receber Trâmite Externo, localizada na seção de Posse e Trâmite do menu de ações.
2) Logo em seguida, o sistema exibirá a confirmação do recebimento.
Atenção
Outra forma de receber um trâmite externo é quando a sua unidade está configurada como “Colaboração Ativa”. Dessa forma, os usuários que estiverem com perfil de “Responsável pela Tramitação” na unidade podem resgatar o documento/processo para suas posses, conseguindo fazer o recebimento do trâmite externo. O acesso às ações do documento/processo será restrita ao novo detentor do documento.