Como tramitar um processo sem fluxo?
Uma tramitação pode ocorrer entre órgãos, departamentos ou entre pessoas de um mesmo departamento. Para tramitar um processo, é preciso ser detentor do mesmo.
1) Para tramitar um processo sem fluxo, abra o processo e selecione a ação Tramitar.
2) Em seguida, será aberta uma tela permitindo que você preencha os dados do trâmite.
- Selecione a Organização para onde deseja enviar o documento. Se apenas uma organização estiver cadastrada esse campo aparecerá inabilitado, ou seja, não será necessário selecionar a organização. Se você não for um usuário responsável pela tramitação, esse campo também aparecerá inabilitado.
- Após selecionar a organização o sistema listará as Unidades vinculadas à organização escolhida.
- Selecione o Usuário que deverá receber o documento.
- Selecione a Classificação do trâmite.
- Você poderá definir um Prazo para receber o documento. Se o destinatário não receber o documento até a data estabelecida, o sistema enviará um e-mail a ele notificando sobre o atraso no recebimento
- Selecionando a opção de notificação “Envio”, o destinatário receberá um e-mail do sistema notificando sobre o envio do documento. A notificação de Recebimento notificará você por e-mail assim que o destinatário receber o documento no Sistema.
- Escolha a prioridade para o recebimento: Baixa, Normal ou Alta, assim, o destinatário visualizará logo a prioridade para recebimento.
- Selecionando a opção Gerar Guia de Tramitação, o Sistema irá gerar uma guia para impressão para acompanhar o processo físico. Na guia constará algumas informações como Origem, Destino, Data e Hora, e Usuário Gerador.
- Selecione o Texto Personalizado.
- O campo Trâmite é livre para que você informe o texto que desejar. Complementando as informações do documento ou informando os procedimentos a serem tomados, por exemplo.
- Caso deseje enviar Cópias para conhecimento, informe os dados necessários.
- Depois de preencher as informações, clique em Tramitar.
Atenção
- Se houver a necessidade de resgatar um processo após a tramitação, é possível cancelar o trâmite, desde que o destinatário ainda não tenha recebido o processo. Ao cancelar, você recupera a posse do processo e pode aplicar ações nele. No entanto, após o destinatário receber o processo, apenas ele terá a capacidade de realizar ações sobre o mesmo.
- Sua organização pode optar por utilizar a funcionalidade Permite Trâmite Intradepartamental Sem Destino. Essa opção permite que o usuário de uma unidade realize o trâmite de processos para a sua unidade sem especificar um usuário para recebê-los. Quando esta opção não está marcada, não é possível realizar um trâmite direto para sua unidade, sempre terá que especificar um usuário dentro da unidade. Essa configuração é feita pelo administrador da ferramenta em sua organização.