Como Protocolar um Documento?
Nesta funcionalidade você pode inserir documentos de origem externa ao Sistema. Por exemplo, documentos originados de outras organizações ou instituições. Deve-se digitalizar o documento para tramitá-lo nos fluxos de trabalho organizados pelo Sistema.
1) Para protocolar um documento, selecione a opção Novo do menu Protocolo, na aba principal.
2) O sistema abrirá a tela de Protocolo. Preencha os campos conforme as orientações a seguir:
1. Na opção Tipo, selecione Documento.
2. Informe o ano de exercício do processo.
3. Informe o número do protocolo do documento.
4. Informe o número do documento.
5. Informe o(s) interessado(s).
6. No campo Assunto, informe os assuntos de que se trata o documento.
7. Na opção Tipo de documento, selecione o tipo de documento que está sendo protocolado.
8. Na opção Modo de Recebimento, indique como foi recebido o processo que está sendo protocolado, por exemplo: correio, malote.
9. Informe o Destino, ou seja, a unidade que receberá o documento.
10. Informe o Destinatário, o usuário da unidade que receberá o documento.
11. Na opção Procedência, informe a organização externa de onde o documento foi criado.
12. Informe o Remetente, isto é, a pessoa que enviou o documento.
13. Informe a Data do documento.
14. Caso deseje, adicione observações sobre o processo que está sendo protocolado.
15. Selecione o Arquivo do processo.
Importante:
- Somente arquivos com extensão PDF serão aceitos.
- Este campo pode ser configurado pelo Administrador do Docflow em sua organização para ser de preenchimento obrigatório. Se for obrigatório, o protocolo de documento não poderá ser salvo sem o arquivo anexado e o campo aparecerá com um asterisco.
- Este campo também pode ser configurado pelo Administrador do Docflow em sua organização para ser permitido inserir mais de um anexo no protocolo de documento. Após o salvamento do protocolo de documento, os documentos (arquivos) serão unificados e, se for necessário remover um dos arquivos, todos serão removidos.
- Enquanto o protocolo não for concluído, o arquivo pode ser trocado ou removido através da ação Editar Dados.
16. Caso haja necessidade, selecione essas opções para restringir por usuário ou unidade.
17. Caso o processo possua Prazo de validade, selecione a opção e informe o prazo.
18. Informe a quantidade de Páginas do documento. Quando este campo não for preenchido pelo usuário, o Docflow o preencherá de forma automática com a quantidade real de páginas do documento anexado.
19. Defina o grau de Sigilo que o processo deve ter.
20. Esse campo permite que você informe qual a Classificação do documento de acordo com a tabela de temporalidade definida pela sua organização. A organização pode optar por utilizar a tabela do CONARQ ou criar sua própria tabela.
21. Após o preenchimento de todos os campos, clique em Salvar.
Destino Interno
O Docflow permite que o administrador do sistema em sua organização habilite o campo Destinos Internos no protocolo de documentos. Os destinatários internos são os demais usuários do sistema que receberão cópias do protocolo. Ao concluir o protocolo de documento, o sistema se encarregará de tramitar automaticamente o protocolo de documento para o destino interno informado.
- Selecione a organização do destinatário interno.
- Selecione a unidade do destinatário
- Identifique o usuário que receberá o documento.
- Selecione essa opção para notificar o destinatário do envio e/ou recebimento do documento.
- Após selecionar o usuário, clique em Adicionar. O destinatário será adicionado á lista.
- Selecione essa opção caso deseje remover o destinatário da lista.
- Selecione essa opção caso deseje editar o registro da lista.
Importante:
- Caso sejam selecionados mais de um destino interno, ao concluir o protocolo de documento, o sistema solicitará a escolha de um Destinatário Original – um usuário que receberá o documento e terá ações sobre ele. Os demais usuários receberão o mesmo documento apenas para conhecimento, permitindo apenas a leitura do conteúdo, sem a capacidade de realizar ações sobre o documento.
Após salvar o protocolo de documento, o sistema abrirá a tela de consulta do protocolo, constando seus dados e ações possíveis.