Como definir um prazo de resposta para minuta ou documento?
No Docflow, é possível definir prazos para cumprir determinadas ações de um documento ou minuta, como resposta, despacho, termo aditivo, entre outros. Com o documento ou minuta abertos:
1) Selecione a opção Prazo de Resposta, localizado na seção de Informações e Vínculos, no menu de ações.
Nota: O prazo de resposta só pode ser definido caso o documento esteja em posse do usuário. Caso contrário, o sistema exibirá a mensagem:
2) A seguinte tela deve ser aberta pelo sistema:
3) Insira a data do prazo para a elaboração da resposta no campo Prazo.
4) É possível configurar notificações para os envolvidos antes e após o prazo de resposta. Informe o número de dias nos campos Notificar e clique em Incluir.
5) O prazo será cadastrado e os envolvidos receberão notificações em sua caixa de Novas Mensagens.
Nota: Caso um documento/minuta não possua detentor, o sistema irá notificar o autor, o assinante e o destinatário sobre o prazo de resposta.
6) É possível alterar ou remover o prazo enquanto o documento/minuta estiver na posse do usuário que criou o mesmo, selecionando os ícones indicados na figura abaixo:
7) Após a criação, um ícone de status do prazo é mostrado ao lado esquerdo da tela. A cor do ícone indica diferentes fases do prazo:
Laranja: Prazo em fase de elaboração. A contagem do prazo de resposta é iniciada quando o documento estiver concluído e for tramitado.
Verde: Prazo em contagem. O sistema enviará notificações para os usuários envolvidos via DocFlow e e-mail.
Vermelho: Prazo expirado.
Atenção
– O usuário deve ter permissão para definir um prazo de resposta em um documento, definida pelo Administrador do sistema da sua Organização.
– Não será permitido definir um novo prazo de resposta enquanto houver um prazo de resposta em elaboração ou inicializado.
– Após a finalização do prazo de resposta, outro prazo de resposta poderá ser estabelecido a qualquer momento.
– Não será permitido definir prazos de resposta em documentos que tiverem fluxo associado, estiverem vinculados em processos ou lotes, ou que tiverem associados a solicitações de serviços.