O que é um Processo?
Um processo é um conjunto de documentos que tramitam juntos até atingir seu objetivo ou uma decisão final e possui as seguintes características:
Diferentes Documentos:
Um processo é composto por vários documentos relacionados entre si, podendo incluir pareceres, formulários, relatórios, correspondências, entre outros.
Objetivo ou Decisão Final:
O processo tem um propósito específico, que pode variar dependendo do contexto. Pode ser a aprovação de um projeto, a resolução de um problema ou qualquer outra finalidade para a qual a tramitação do processo foi iniciada.
Identificação por Capa:
O processo é identificado por uma capa, uma folha redigida, impressa e colada em um volume físico. As principais informações sobre o processo estão na capa, como origem, interessados, número de identificação, volume e outras que facilitam sua identificação e tramitação.
Número de Identificação:
Cada processo recebe um número de identificação único, fundamental para rastrear e referenciar o processo ao longo de sua tramitação.
Volume e Divisão em Pastas:
No caso de processos extensos, é possível que sejam divididos em volumes ou pastas para facilitar a manipulação e o armazenamento físico.
Processo Físico vs. Digital (Docflow)
Em organizações tradicionais, o documento é remetido ao protocolo para a criação da capa do processo, numeração e outros procedimentos. Com o Docflow, esse fluxo pode ser otimizado. Os usuários podem criar processos digitalmente, que são automaticamente numerados. Não é necessário enviar documentos ao protocolo para criar fisicamente a capa do processo. Outra vantagem é conseguir inserir documentos que vierem a fazer parte do processo de forma rápida, simplificando a gestão documental.