O que é um documento?
Documento é uma ou mais páginas de conteúdo com o objetivo de informar, solicitar, atestar, estabelecer uma relação de direito, estabelecer normas, executar etc. Geralmente possuem uma ou mais assinaturas e, na maioria das vezes, possuem validade legal. São exemplos de documentos: ata, atestado, aviso, carta oficial, circular, contrato, declaração, memorando, ofício, procuração, entre tantos outros. Dentro do Docflow um documento possui duas fases, são elas:
Minuta
Significa um rascunho inicial do documento. Por exemplo: quando for redigir um contrato, primeiramente é feito um tipo de rascunho com as cláusulas contratuais e apresentado para ambas as partes contratantes, e em caso de mútuo acordo, é redigido o contrato final a partir da MINUTA (RASCUNHO). ;
Concluído
É quando o documento já sofreu as alterações necessárias, ele deverá ser finalizado e numerado.
Caso prático
Vamos imaginar que você precise criar um Memorando e enviar para o departamento financeiro da empresa. Qual o procedimento para execução desse documento, sem utilizar o Docflow?
Primeiro você localiza, seja na sua máquina, na rede ou em outro lugar, o modelo padrão de ofício usado pela empresa. Em seguida você preenche o documento e verifica qual foi o último número gerado pela unidade ou órgão. O modelo de documento é um arquivo do Word que permite alteração a qualquer momento. Quando o documento estiver concluído ele será impresso, assinado e enviado para o destinatário. Todo esse procedimento é realizado sem que haja controle de tramitação enquanto minuta, não existem registros de data de início e fim da elaboração do documento. O DocFlow traz todas essas vantagens!