Como pesquisar um documento?

No Docflow, a busca por documentos é simplificada e é feita por meio de metadados. Isto é, usando informações adicionais sobre os documentos para encontrá-los. Por exemplo, se você precisa encontrar um documento e se recorda apenas a data de criação do mesmo, é possível buscá-lo usando essa informação como filtro. Dessa forma, as pesquisas são coordenadas de acordo com a necessidade da informação que deseja encontrar, garantindo uma recuperação mais rápida dos documentos. Além disso, os usuários têm a opção de salvar filtros para uso posterior, proporcionando praticidade ao reutilizar configurações específicas.

Os documentos podem ser pesquisados a qualquer momento, mas para conseguir visualizar um documento na pesquisa, é necessário:

● Que o documento tenha sido criado por você ou por algum membro do seu departamento;
● Que o documento criado em outro departamento ou órgão tenha passado por você ou pelo seu departamento.

1) No menu, selecione o item Documentos e clique em Pesquisar.

2) O sistema abrirá a tela de pesquisa de documentos.  

3) Na opção Filtros, selecione o filtro que deseja usar para pesquisar. Os filtros disponíveis são os seguintes:

  1. Minutas em Meu Poder – Lista todas as minutas que estão em sua posse.
  2. Documento em Meu Poder – Serão listados todos os documentos que estiverem com você, sejam eles, minutas ou documentos concluídos. 
  3. Documentos Minha Autoria – Documentos que foram criados por você.
  4. Documentos da Unidade – Todos os documentos que estiverem na unidade serão listados, mesmo aqueles que não estejam com você. 

OBS.: Se o documento foi enviado para a unidade e você for um usuário responsável pela tramitação, você poderá recebê-lo e ele passará para sua posse, os demais membros da unidade continuarão visualizando esse documento como sendo pertencente à unidade.

    5. Documentos para Conhecimento – Apenas documentos enviados diretamente como cópia para você serão apresentados.

    6. Finalizado – Documentos finalizados do seu departamento serão visualizados nesta opção de busca.

4) Para refinar a busca, é possível informar dados do documento que deseja encontrar, por exemplo: Interessado, Assunto, Tipo de documento, entre outros.

5) Após inserir as informações desejadas para a busca, selecione Pesquisar. 

6) O sistema listará os documentos conforme a busca realizada.

7) Ao clicar no ícone, como indicado na figura abaixo, o documento será aberto imediatamente. 

8) Caso deseje minimizar as opções de busca/filtros após os resultados serem exibidos ou maximizar para realizar uma nova busca, selecione o ícone conforme indicado na figura abaixo. 

9) Ao selecionar a opção Remover documento vinculado, o sistema não listará os documentos que estão vinculados/agrupados em processo. Serão listados apenas os documentos e os documentos que estiverem vinculados a eles.

Atenção

A partir da versão 4.11.0, será disponibilizado um novo campo para pesquisa: Data do último trâmite. Essa opção estará disponível para todos os usuários que possuem permissão para pesquisar documentos.