No processo/documento físico, é muito comum a utilização de observações na capa,  usando blocos de nota, para registrar situações como: aguardando assinatura, anexos pendentes, aguardando laudo, aguardando aprovação, etc. O Docflow permite a definição da atual situação de um documento ou processo, desde que já esteja concluído e em posse do usuário, possibilitando acompanhar o andamento do mesmo. 

Situações disponíveis para uso serão cadastradas pelo administrador do sistema.