Como criar um documento?
No dia a dia de trabalho, quando é necessário criar um documento, seguimos alguns passos comuns para a elaboração: definição do tipo de documento, escrita, assinaturas, tramitação, entre outros. Com o Docflow, esse processo pode ser realizado do início ao fim de forma prática, ordenada e registrando o caminho do documento.
1) Para criar um documento, há dois caminhos:
a. Na página inicial, selecione a opção Criar Novo Documento, localizada no lado esquerdo da página.
b. Outro caminho para a mesma ação é selecionando a opção Documentos na aba principal e em seguida, a opção Novo.
2) Após solicitar a criação do documento, o Sistema abrirá a tela para inclusão de documento, contendo os seguintes campos:
1. No campo Interessado, informe o nome do usuário a quem o documento se destina, podendo ser o próprio autor do documento ou qualquer outra pessoa ou instituição de que se trata o Documento.
- Único Interessado:
- O próprio autor do processo, caso esteja pleiteando algo em seu próprio nome ou de seu Departamento, Organização, etc.
- Qualquer outra pessoa ou Instituição de que se trata o Documento.
- Múltiplos Interessados:
- Qualquer pessoa, departamento ou Instituição de que se trata o processo. A diferença deste para o único interessado é que pode ser informado mais de um interessado ao mesmo tempo.
- Caso sua organização esteja configurada para permitir múltiplos interessados, o campo será apresentado como na figura abaixo:
- Caso o usuário que deseja selecionar como interessado não esteja cadastrado no sistema, digite o nome do interessado e clique no ícone de adicionar para incluí-lo.
- O sistema abrirá uma tela para inclusão do interessado. Preencha as informações.
- Para concluir a inclusão do “Interessado”, clique em Criar.
Nota: Sua organização pode optar por utilizar o Auto Completar do Interessado, com ela é possível ter acesso à listagem de interessados já utilizados anteriormente, à listagem de usuários do sistema e à listagem de unidades/departamentos do sistema como sugestão a partir de no mínimo três letras digitadas.
2. Assunto: Informe os assuntos do processo. Caso deseje informar um assunto já cadastrado no sistema, clique sobre o nome do campo assunto.
3. Selecione o Modelo de Documento desejado. Caso o modelo de documento selecionado tenha sido configurado pelo Administrador do sistema como resposta de um documento, o sistema irá exibir uma opção para a seleção do documento principal da resposta.
4. Caso deseje, selecione um Modelo Personalizado criado por você ou outro colaborador da organização.
5. Informe a Data do Documento, que pode ser atual, futura ou retroativa. Essa data é informada para fins de registro, pois a data de criação do documento no sistema e a data de conclusão do documento são registradas automaticamente e não podem ser alteradas.
6. Caso deseje, insira quaisquer Observações relevantes referentes ao Documento que está sendo criado. Esse campo não é de preenchimento obrigatório.
7. Caso selecione a opção Notificar ao concluir, todos os envolvidos até o momento serão notificados por e-mail após a conclusão do documento.
8. Esta opção Restringir por Usuário aplicada no documento implicará na visualização deste documento criado, assim ele será visualizado apenas pelos usuários que participaram dos trâmites. Quando esta configuração é definida no modelo de documento pelo Administrador do Sistema em sua Organização, o usuário final não consegue alterar esta opção na tela de criação de documento. Vale ressaltar que, se o usuário não tiver permissão para criar documentos restritos por usuários, esta opção não aparecerá.
9. Já a opção Restringir por Unidade aplicada no documento implicará na visualização deste documento criado, assim ele será visualizado apenas pelos usuários das unidades que participaram dos trâmites. Quando esta configuração é definida no modelo de documento pelo Administrador do Sistema em sua Organização, o usuário final não consegue alterar esta opção na tela de criação de documento. Vale ressaltar que, se o usuário não tiver permissão para criar documentos restritos por unidades, esta opção não aparecerá.
10. Esse campo Sigilo permite que você escolha o grau de sigilo que deverá ter o documento. As credenciais de sigilo são atribuídas ao seu perfil pelo administrador. Você poderá criar e visualizar os processos de acordo com as credenciais que possuir. Observação: O campo “Sigilo” pode ser personalizado pelo administrador do sistema em sua organização para não aparecer, caso a organização decida não utilizar essa funcionalidade.
11. Esse campo Classificação permite que você informe qual a classificação do documento de acordo com a tabela de temporalidade definida pela sua organização. A organização pode optar por utilizar a tabela do Conarq* ou criar sua própria tabela. Se você deseja maiores informações sobre o que é um plano de classificação. Acesse o site do Conarq através do endereço: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm
12. Após informar todos os dados necessários, selecione a opção Salvar localizada no menu de ações, do lado esquerdo da tela.