Como classificar um documento que possui sugestão de classificação?
O Docflow permite ao administrador do sistema cadastrar Sugestões para Classificação de Documentos, o que gera o preenchimento automático do campo “classificação” e agiliza o processo de catalogação de documentos, proporcionando maior eficiência no gerenciamento documental da organização.
Tipo ou Modelo de Documento
Uma das maneiras de definir essas sugestões é vinculá-las a tipos e/ou modelos de documentos. Desta forma, ao criar um documento com base em um tipo ou modelo com sugestão vinculada, o campo de Classificação será preenchido automaticamente.
1) Na página de criação de documento, ao incluir um modelo de documento com sugestão vinculada, a classificação é preenchida automaticamente.
Nesse exemplo mostrado acima, o modelo “Memorando – 02 Assinantes” possui como sugestão a classificação indicada na figura.
2) Caso deseje remover a classificação preenchida automaticamente, selecione o ícone, conforme a figura abaixo:
Assunto
Outra forma de sugerir a classificação para um documento é através do campo Assunto. Dessa forma, quaisquer documentos que receberem um assunto que contém sugestão, o campo Classificação será preenchido de forma automática.
1) Na página de criação de documento, selecione a opção Assuntos, destacada na cor azul.
2) O sistema abrirá uma tela para a seleção dos assuntos desejados.
3) Selecione o assunto e use as setas em azul para adicionar ou remover do campo assuntos selecionados. Clique em adicionar para concluir.
4) Caso o assunto selecionado possua sugestão para classificação, o campo classificação será preenchido automaticamente.
Atenção
É possível inserir um ou mais assuntos no documento. Porém, ao selecionar mais de um assunto com sugestão para classificação, somente a sugestão relacionada ao primeiro assunto selecionado será levada em consideração.