Publicação de conteúdos no EasySearch

O Docflow está integrado com o EasySearch, um sistema de busca corporativa que permite indexar e consultar documentos e processos de forma eletrônica.  O Docflow permite a publicação de conteúdos de duas maneiras, a primeira de forma automática e a segunda de forma manual.

Importante: Para que os conteúdos sejam indexados e se tornem pesquisáveis no EasySearch, é necessário que eles estejam concluídos. Portanto, minutas não são publicadas no EasySearch. 

Indexação automática

Na indexação de forma automática, o usuário não precisará clicar na ação publicar. O administrador do Docflow em sua organização irá configurar os modelos e tipos de documentos/processos que poderão ser indexados de forma automática. Dessa forma, quaisquer documentos/processos que forem criados a partir do modelo de documento ou tipo de documento/processo que contém esta configuração, será publicado automaticamente do EasySearch. 

Nota: As tarefas automáticas no sistema são programadas para serem realizadas de tempos em tempos. Assim, o documento, após ser concluído, pode levar até 1h para que seja publicado EasySearch.

Indexação manual

A indexação de forma manual depende de uma ação do usuário detentor para a sua publicação. Ela será realizada nos seguintes casos:

  • Documentos que possuem restrição por usuário ou restrição por unidade;
  • Documentos e processos cujo modelo de documento ou tipo de documento/processo não teve a publicação automática definida pelo administrador do Docflow em sua organização.

1) Localize o documento ou processo que deseja realizar a publicação e clique na ação “Publicação”.

2) O sistema exibirá uma tela para informar os detalhes da publicação.

  1. Será exibido um ícone que indica o status do documento/processo, publicado ou não publicado
  2. No item Publicar agora há duas opções: Sim e Não. Se a opção escolhida for Sim, a publicação ocorre na data atual.
  3. Se a opção escolhida for Não, será necessário definir a data inicial e final para a publicação. Se preferir, informe somente a data inicial.
  4. Depois que tiver preenchido os campos acima, clique em Publicar.

3) A seguinte mensagem de confirmação será exibida:

Despublicando um conteúdo no EasySearch

Caso seja necessário despublicar o documento/processo, ou seja, retirá-lo do EasySearch, o usuário precisará ter permissão para realizar tal ação. Dessa forma, no conteúdo que foi publicado será apresentada ao usuário a ação Despublicar, conforme mostra tela abaixo.

1) Selecione a ação Despublicar no conteúdo que deseja.

2) A seguinte mensagem de confirmação será exibida:

Atenção

  • Documentos e processos que tiverem anexos, o Docflow os anexará também;
  • Os documentos e processos que possuem restrição por usuário ou restrição por unidade, não poderão ser indexados de forma automática, somente manual.
  • Quando um documento/processo que possui restrição por usuário ou unidade é publicado, ele passa a ser um conteúdo público no EasySearch. Dessa forma, todos poderão visualizá-lo no EasySearch. Já no Docflow, a configuração de sigilo é mantida.
Republicando um conteúdo no EasySearch

Será necessário republicar um conteúdo quando houver alguma alteração no documento/processo, assim os documentos/processos serão atualizados no EasySearch.